DEX Event Experience Platform

Anwenderdokumentation

Version 2.0 | Januar 2026
Deloitte Deutschland GmbH

Erstellt von: Eike Brenneisen, Andreas Enk, Nils Felten

Inhaltsverzeichnis

1. Management Summary
2. Anwendungsbeschreibung
- 2.1 Zweck und Nutzen
- 2.2 Technische Architektur
- 2.3 Architektur-Flowchart
- 2.4 Power App Screens
- 2.5 Event Creation - Architektur im Detail
3. Power Automate Flows - Übersicht
4. Flow-Detaildokumentation (mit geclusterten Actions)
- 4.1-4.4 Event-Verwaltung
- 4.5-4.9 Registrierung
- 4.10-4.12 Check-In
- 4.13-4.17 E-Mail & Kalender
- 4.18-4.23 Utility & Administration
5. Anhang

1. Management Summary

Die DEX Event Experience Platform ist eine vollständig auf Microsoft Power Platform basierende Event-Management-Lösung für interne Deloitte-Veranstaltungen. Die Plattform digitalisiert und automatisiert den gesamten Event-Lebenszyklus.

Ausgangssituation

Vor DEX: Manuelle Event-Verwaltung mit E-Mail-Anmeldungen, Excel-Listen, manueller Kalenderpflege und Papier-Check-In-Listen.

Die Lösung

DEX automatisiert diese Prozesse durch Power Apps (Frontend), Power Automate (23 Flows), SharePoint Online (Daten) und Office 365 (E-Mail/Kalender).

Erreichte Ergebnisse

15+ Events	erfolgreich durchgeführt
80% Zeiteinsparung	bei Event-Administration
23 Flows	implementiert und produktiv
100% Compliance	BR und SecO freigegeben

Kernfunktionen

Event-Erstellung: Automatische SharePoint-Subsite mit Teilnehmerliste
Self-Service-Registrierung: Anmeldung mit automatischer Bestätigungsmail und Kalendereintrag
Wartelisten-Management: Automatisches Nachrücken bei Abmeldungen
QR-Code Check-In: Individuelle QR-Codes für schnellen Check-In
E-Mail-Kommunikation: Zentral über Shared Mailbox (no_reply.events@deloitte.de)

2. Anwendungsbeschreibung

2.1 Zweck und Nutzen

DEX ersetzt manuelle Event-Prozesse durch automatisierte Workflows für Organizer, Teilnehmer und Check-In-Teams.

Nutzen für Organizer

Schnelle Event-Erstellung mit automatischer Infrastruktur
Echtzeit-Übersicht über Anmeldungen und Warteliste
Integrierte E-Mail-Kommunikation

Nutzen für Teilnehmer

Self-Service-Anmeldung ohne E-Mail
Automatischer Outlook-Kalendereintrag
Persönlicher QR-Code für Check-In

2.2 Technische Architektur

Komponente	Technologie	Zweck
Frontend	Power Apps	Benutzeroberfläche
Backend	Power Automate (23 Flows)	Geschäftslogik
Daten	SharePoint Online	Events, Teilnehmerlisten
Kommunikation	Office 365 Outlook	E-Mail, Kalender

SharePoint-Struktur

Element	Pfad
Basis-Site	https://deudeloitte.sharepoint.com/sites/DOL-c-DE-B2Run/
Events-Liste	/Lists/Events
Event-Subsites	/sites/DOL-c-DE-B2Run/[EventName]/
Teilnehmerliste	/[EventName]/Lists/Teilnehmerliste

Umgebungen

Das Projekt verfügt über drei separate Umgebungen für den gesamten Entwicklungslebenszyklus:

Umgebung	Zweck	Beschreibung
Development (DEV)	Entwicklung	Aktive Entwicklung neuer Features und Bug-Fixes. Instabile Umgebung für Entwickler-Tests.
Quality Assurance (QA)	Test & Abnahme	Qualitätssicherung und User Acceptance Testing (UAT). Stabile Test-Umgebung.
Production (PROD)	Produktiv	Live-System für Endbenutzer. Nur getestete und freigegebene Releases.

Service Accounts & Verbindungsreferenzen

Alle Verbindungsreferenzen (Connection References) in Power Automate und Power Apps werden über Service Accounts bereitgestellt:

Aspekt	Beschreibung
Authentifizierung	Dedizierte Service Accounts für alle Connector-Verbindungen
SharePoint	Service Account mit Site Collection Admin-Rechten
Outlook/Exchange	Service Account mit Zugriff auf Shared Mailbox
Office 365 Users	Service Account mit Directory Read-Berechtigung
Vorteile	Unabhängig von persönlichen Accounts, zentrale Verwaltung, Audit-Trail

2.3 Architektur-Flowchart

Das folgende Diagramm zeigt den Datenfluss zwischen Benutzern, Power App, Power Automate Flows und den Datenspeichern (SharePoint & Office 365).

SharePoint-Listenstruktur im Detail

Datenfluss: Registrierungsprozess

2.4 Power App Screens

Die DEX Power App umfasst 27 Screens für verschiedene Benutzergruppen und Anwendungsfälle.

Screen-Navigation

Screen-Beschreibungen

Screen	Zweck	Wichtige Features
LandingScreen	Willkommensseite	Start-Button, Info-Text, E-Mail-Link zu Entwicklern
StartScreen	Hauptmenu	Navigation zu Registration, My Events; Settings-Icon (nur Admins)
RegisterScreen	Event-Auswahl	Gallery mit Events, gefiltert nach Standort und Audience
RegisterB2EventScreen	B2Run-Anmeldung	Formular mit Laufstrecke, Team, Zusatzfeldern
RegisterOtherEventScreen	Standard-Anmeldung	Formular für JP Morgan Run und andere Events
MyEventsScreen	Meine Events	Registrierte Events + Warteliste; Abmeldeoption
CheckInScreen	QR-Code Check-In	BarcodeReader, Office365-Profilbild, Check-In Button
SettingsScreen	Admin-Bereich	Event erstellen, bearbeiten, E-Mails senden
AllEventsScreen	Event-Übersicht	DataTable mit allen Events (Admin)

Datenquellen der App

Connector	Datenquelle	Verwendung
SharePoint Online	Events	Hauptliste aller Veranstaltungen
	Anmeldungen	Queue für neue Registrierungen (Trigger)
	Abmeldungen	Queue für Abmeldungen (Trigger)
	Event visitors	Teilnehmerliste (dynamisch pro Event)
	Check-In	Queue für Check-In-Aktionen
	Admins	Liste der Admin-Benutzer
Office 365 Users	User Profile	Name, Abteilung, Standort, Profilbild
Power Automate	GetParticipantEvents	Lädt "Meine Events" des Users
	CheckRegistrationStatus	Prüft Registrierungsstatus
	GetWaitinglistPosition	Wartelisten-Position
	CheckInFromQRCode	Führt Check-In durch
	SendMailParticipantlist	Massen-E-Mail versenden
	ExtractParticipantMails	E-Mail-Adressen extrahieren

Benutzergruppen & Berechtigungen

Rolle	Erkennung	Zugängliche Screens
Teilnehmer	Jeder authentifizierte User	LandingScreen, StartScreen, RegisterScreen, MyEventsScreen
Admin	E-Mail in Admins-Liste	+ SettingsScreen, CheckInScreen, AllEventsScreen, EventCreation, SendMail

Admin-Prüfung im Code:

If(IsBlank(LookUp(Admins,'Admin Account'.Email = User().Email)), false, true)

2.5 Event Creation - Architektur im Detail

Die Event-Erstellung ist ein zentraler Prozess in der DEX-Plattform. Dieser Abschnitt dokumentiert die Power App Architektur für die Event-Erstellung, um eine mögliche Modernisierung zu unterstützen.

Event-Typ Auswahl (EventCreationSelectionScreen)

Der Einstiegspunkt für die Event-Erstellung ist der EventCreationSelectionScreen, der drei Event-Typen zur Auswahl bietet:

Formular-Architektur (Form Control)

Jedes Event-Erstellungsformular verwendet ein Power Apps Form Control mit folgender Struktur:

Eigenschaft	Wert	Beschreibung
Control	`Form@2.4.4`	Standard Power Apps Form
Layout	`Vertical`	Vertikale Anordnung der Felder
DataSource	`=Events`	Direkte Bindung an SharePoint Events-Liste
DefaultMode	`=FormMode.New`	Immer im Erstellungsmodus
OnVisible	`=ResetForm(Form1)`	Formular beim Öffnen zurücksetzen

Feldkonfiguration nach Event-Typ

Gemeinsame Felder (alle Event-Typen):

Feld	Control	DataField	Required
Title	TextInput (Multiline)	`Title`	Ja
Standort	TextInput	`Standort`	Nein
Standort Filter	ComboBox	`Standort_x0020_Filter`	Nein
Organizer	ComboBox (MultiSelect)	`Organzier`	Ja
Event time	DatePicker + DropDown (HH:MM)	`Event_x0020_time`	Ja
Event end time	DatePicker + DropDown (HH:MM)	`Event_x0020_end_x0020_time`	Ja
Last Register Date Time	DatePicker + DropDown	`Last_x0020_Register_x0020_Date_x`	Ja
Last Deregister Time	DatePicker + DropDown	`Last_x0020_Register_x0020_Event_`	Ja

B2Run-spezifische Felder:

Feld	Control	Beschreibung
Max Fun-runner	Number Input	Maximale Anzahl Fun-Runner
Max Durchstarter	Number Input	Maximale Anzahl Durchstarter
Startblock	ComboBox (Multi)	Verfügbare Startblöcke ["17:00", "18:30"]
T-Shirtgrößen	ComboBox (Multi)	Verfügbare T-Shirt Größen
T Shirt Größe visible	Toggle	T-Shirt Auswahl anzeigen?

Other Event-spezifische Felder:

Feld	Control	Beschreibung
Audience Mail	TextInput (Dialog)	E-Mail-Adressen für Zugangsbeschränkung
Frage Freitextfeld 1/2	TextInput	Benutzerdefinierte Fragefelder
Dropdownfeld 1/2	Dialog mit Collection	Benutzerdefinierte Dropdown-Optionen
Location Hotel	TextInput	Hotel-Information (falls relevant)
Allergien visible	Toggle	Allergien-Feld bei Registrierung anzeigen?

DataCard-Struktur

Jedes Feld wird als TypedDataCard implementiert mit folgender Struktur:

TypedDataCard@1.0.7
├── DataCardKey (Text)        - Feldbezeichnung
├── DataCardValue (Input)     - Eingabefeld (TextInput/ComboBox/DatePicker)
├── ErrorMessage (Text)       - Validierungsfehler
├── StarVisible (Text)        - Required-Indikator "*"
└── InfoButtonCanvas          - Hilfe-Tooltip (optional)

Submit-Logik

Beim Speichern eines Events:

Form.Submit() - Erstellt neuen Eintrag in Events-Liste
SharePoint Trigger - "Item Created" triggert NewEventAdded_SiteProvis Flow
Flow-Verarbeitung:
- Erstellt SharePoint Subsite
- Ruft ApplyTemplateB2Run oder ApplyTemplateOtherEvent auf (basierend auf Inhaltstyp)
- Setzt Berechtigungen
- Erstellt Outlook-Kalendereintrag

Modernisierungsempfehlungen

Für eine zukünftige Modernisierung der Event-Erstellung:

Bereich	Aktuell	Empfehlung
Formular	3 separate Screens	Einzelnes dynamisches Formular mit bedingter Anzeige
Validierung	DataCard-basiert	Zentrale Validierungslogik mit Custom Connector
Event-Typen	Hardcoded in Screens	Konfigurationsliste für dynamische Event-Typen
Feldkonfiguration	Pro Screen definiert	Metadata-driven Form basierend auf Inhaltstyp
Custom Fields	Freitextfeld1-7	JSON-Schema für flexible Feldkonfiguration

3. Power Automate Flows - Übersicht

Die DEX-Plattform umfasst 23 Power Automate Flows in fünf Kategorien:

3.1 Event-Verwaltung (4 Flows)

Flow	Trigger	Beschreibung
NewEventAdded_SiteProvis	SharePoint Item Created	Hauptflow: Erstellt Subsite, Template, Outlook-Event
ApplyTemplateB2Run	Child Flow	B2Run-Teilnehmerliste mit Spezialfeldern
ApplyTemplateOtherEvent	Child Flow	Standard-Teilnehmerliste
EventPermission	Manual Button	Berechtigungen für Zielgruppe setzen

3.2 Registrierung (5 Flows)

Flow	Trigger	Beschreibung
RegisterParticipant	SharePoint Item Created	Anmeldung: Kapazitätsprüfung, Registrierung/Warteliste
DeregisterParticipant	SharePoint Item Created	Abmeldung mit automatischem Nachrücken
CheckRegistrationStatusParticipant	Power App	Prüft Status: registered/waitlist/not_registered
GetWaitinglistPosition	Power App	Ermittelt Position auf Warteliste
GetParticipantEvents	Power App	Listet "Meine Events"

3.3 Check-In (3 Flows)

Flow	Trigger	Beschreibung
Check-In	SharePoint Item Created	Manueller Check-In
CheckInFromQRCode	Power App	Check-In per QR-Code-Scan
EventQRCodeGenerator	Manual Button	Generiert QR-Codes, versendet per E-Mail

3.4 E-Mail & Kalender (5 Flows)

Flow	Trigger	Beschreibung
SendMailSharedMailbox	Child Flow	Zentrale E-Mail-Funktion
SendMailParticipantList	Power App	Massen-E-Mail an Teilnehmer
RegisterOutlookEventParticipant	Child Flow	Fügt Teilnehmer zu Outlook-Termin hinzu
CreateOutlookEventSharedMailbox	Child Flow	Erstellt Outlook-Termin
HelperFlowMailToRegistered	Manual Button	Hilfsflow für spezielle E-Mails

3.5 Utility & Administration (6 Flows)

Flow	Trigger	Beschreibung
Flow-Dokumentation-Export	Manual Button	Exportiert Flow-Definitionen
SharePoint_Batch_Update_V2	Manual Button	Batch-Updates via REST API
SetPermissionForSubWeb	Manual Button	Subsite-Berechtigungen setzen
UpdateAllEventsWithNewFields	Manual Button	Migration: Neue Felder hinzufügen
CorrectOutlookID	Manual Button	Korrigiert Outlook-Event-IDs
SP Liste Nummerierung korrigieren	Manual Button	Korrigiert Nr.-Feld

4. Flow-Detaildokumentation

Jeder Flow wird mit geclusterten Actions dokumentiert. Die Actions sind in logische Gruppen unterteilt, jeweils mit einer Beschreibung was der Cluster macht.

4.1 NewEventAdded_SiteProvis

Flow-ID	9722b1ef-8f72-83a4-55f8-e69cb548ea04	Status	Stopped (manuelle Aktivierung)
Trigger	SharePoint - When an item is created (Intervall: 1 Minute)

Beschreibung

Der zentrale Flow für Event-Erstellung. Wird automatisch ausgelöst wenn ein neues Event in der Events-Liste angelegt wird. Erstellt die komplette Infrastruktur: SharePoint-Subsite, Teilnehmerliste, Outlook-Termin und benachrichtigt den Organizer.

Unterstützte Event-Typen

B2Run Event: Verwendet ApplyTemplateB2Run mit Spezialfeldern
JP Morgan Run / Other: Verwendet ApplyTemplateOtherEvent

1. Initialisierung & Status-Update

Setzt Event-Status auf "Under Construction" um anzuzeigen dass Erstellung läuft
Initialisiert alle benötigten Variablen (Titel, URL, Content Type)
Bereitet Daten für die weitere Verarbeitung vor

Action	Typ	Beschreibung
Update_item-_Set_Status_to_Under_Construction	SharePoint PatchItem	Status → "Under Construction"
Initialize_variable-_varSiteTitle	InitializeVariable	Event-Titel speichern
Initialize_variable-_varSiteURL	InitializeVariable	URL-Variable initialisieren
Initialize_variable-_varContentTypeName	InitializeVariable	Event-Typ speichern

2. URL-Bereinigung

SharePoint-URLs dürfen bestimmte Zeichen nicht enthalten (Leerzeichen, #, %, etc.)
Event-Titel wird iterativ von ungültigen Zeichen bereinigt
Ergebnis ist ein URL-sicherer Site-Name

Action	Typ	Beschreibung
Compose-_Create_FilterCharArray	Compose	Array mit ungültigen Zeichen
Apply_to_each (Filter)	Foreach	Entfernt jedes ungültige Zeichen

3. SharePoint-Subsite erstellen

HTTP POST an SharePoint REST API erstellt neue Subsite
Template STS#3 (Team Site ohne M365 Gruppe) wird verwendet
ServerRelativeUrl wird aus API-Antwort extrahiert

Action	Typ	Beschreibung
Send_an_HTTP_request-_Create_New_Sub_Site	SharePoint HttpRequest	POST an /_api/web/webinfos/add
Parse_JSON-_Parse_Response	ParseJson	Extrahiert ServerRelativeUrl
Compose-_FinalURL	Compose	Kombiniert zu finaler URL

4. Template-Flow aufrufen

Switch verzweigt basierend auf Content Type (Event-Typ)
B2Run Events → ApplyTemplateB2Run (Spezialfelder für Laufstrecke, Team)
Andere Events → ApplyTemplateOtherEvent (Standardfelder)

Action	Typ	Beschreibung
Switch	Switch	Verzweigt nach Event-Typ
Run_a_Child_Flow (Template)	Workflow	Ruft Template-Flow auf

5. Outlook-Kalendereintrag erstellen

Start-/Endzeit werden in ISO-Format konvertiert
CreateOutlookEventSharedMailbox erstellt Termin in Shared Mailbox
Outlook-Event-ID wird für spätere Teilnehmer-Einladungen gespeichert

Action	Typ	Beschreibung
Compose_2, Compose_3	Compose	Formatiert Datum in ISO
Run_a_Child_Flow_1 (Outlook)	Workflow	Erstellt Outlook-Termin
Update_item_-_Events	SharePoint PatchItem	Speichert Outlook-ID

6. Organizer benachrichtigen & Berechtigungen

Logos werden geladen und als Data-URI für E-Mail vorbereitet
Jeder Organizer erhält Bestätigungsmail mit Link zur Teilnehmerliste
Bei definierter Audience wird EventPermission aufgerufen

Action	Typ	Beschreibung
Get_file_content-_Logo	SharePoint GetFileContent	Lädt Event-Logo
For_each (Organizer)	Foreach	Iteriert über Organizer
Send_an_email_from_shared_mailbox	Office 365	Sendet Bestätigungsmail
Run_a_Child_Flow_3 (Permission)	Workflow	Setzt Berechtigungen

4.2 ApplyTemplateB2Run

Flow-ID	a95f473c-36d2-d9b3-e8fe-16896b20c492	Status	Started
Trigger	Manual Button (Child Flow) mit Parameter URL

Beschreibung

Wird von NewEventAdded aufgerufen für B2Run-Events. Erstellt die Teilnehmerliste mit allen B2Run-spezifischen Feldern.

1. Parameter empfangen

Empfängt Subsite-URL vom aufrufenden Flow
URL definiert wo die Teilnehmerliste erstellt wird

Action	Typ	Beschreibung
Initialize_variable-_varURL	InitializeVariable	Speichert Subsite-URL

2. Teilnehmerliste & Felder erstellen

POST an /_api/web/lists erstellt die Liste "Teilnehmerliste"
Standardfelder: Teilnehmername, Email, Status (Choice), Nr, CheckIn
B2Run-Felder: Freitextfeld1-7 für Laufstrecke, Team etc.

Action	Typ	Beschreibung
Send_HTTP_request-_Create_Teilnehmerliste	SharePoint HttpRequest	Erstellt Liste
Send_HTTP_request-_Create_Fields	SharePoint HttpRequest	Erstellt alle Felder
Respond_to_a_Power_App_or_flow	Response	Bestätigt Erfolg

4.3 ApplyTemplateOtherEvent

Flow-ID	cfcce4df-e10c-eb93-b80e-b65c12c4de4c	Status	Started
Trigger	Manual Button (Child Flow)

Beschreibung

Erstellt Standard-Teilnehmerliste für JP Morgan Run und andere Events. Struktur identisch mit ApplyTemplateB2Run, ermöglicht aber separate Anpassungen.

4.4 EventPermission

Flow-ID	8c702f7e-b925-6769-ba71-102a65c4d0be	Status	Started
Trigger	Manual Button mit Parametern (ItemId, Audience)

Beschreibung

Verwaltet Berechtigungen für Events mit eingeschränkter Zielgruppe. Entfernt Standardfreigaben und setzt spezifische Rechte für die definierte Audience.

Berechtigungsmanagement

Entfernt alle bestehenden Freigaben für das Event
Gewährt der Audience-Gruppe Lesezugriff
Gewährt dem Organizer Vollzugriff

Action	Typ	Beschreibung
Stop_sharing_an_item	SharePoint UnshareItem	Entfernt Freigaben
Grant_access (Audience)	SharePoint GrantAccess	Lesezugriff für Audience
Grant_access (Organizer)	SharePoint GrantAccess	Vollzugriff für Organizer

4.5 RegisterParticipant

Flow-ID	12db96ef-b7e7-6cf8-c1c4-24d7f9fb96c5	Status	Started
Trigger	SharePoint - When an item is created (Intervall: 5 Minuten)

Beschreibung

Das Herzstück des Anmeldeprozesses. Verarbeitet neue Teilnehmeranmeldungen, prüft Kapazität und entscheidet über Registrierung oder Warteliste.

1. Initialisierung & Datenabfrage

Initialisiert Variablen für Item-ID, User-Listen-ID, Status
Lädt Event-Details aus SharePoint (Kapazität, aktuelle Teilnehmerzahl)
Zählt bereits registrierte Teilnehmer

Action	Typ	Beschreibung
Initialize_variables	InitializeVariable	Arbeitsvariablen
Get_item (Event)	SharePoint GetItem	Lädt Event-Details
Get_items (Registrations)	SharePoint GetItems	Zählt Registrierungen

2. Kapazitätsprüfung & Entscheidung

Vergleicht aktuelle Teilnehmerzahl mit maximaler Kapazität
Platz frei → Status "Registered", E-Mail + Kalendereintrag
Event voll → Status "Waitlist", Info über Position

Action	Typ	Beschreibung
Condition (Kapazität)	If	Prüft: Registrierte < Kapazität?
Update_item (Registered)	SharePoint PatchItem	Status → "Registered"
Update_item (Waitlist)	SharePoint PatchItem	Status → "Waitlist"

3. E-Mail & Kalender-Integration

Bei Registrierung: Teilnehmer wird zu Outlook-Event hinzugefügt
Bestätigungsmail über Shared Mailbox
Bei Warteliste: Info-Mail mit Position

Action	Typ	Beschreibung
Run_a_Child_Flow (Outlook)	Workflow	RegisterOutlookEventParticipant
Run_a_Child_Flow (Mail)	Workflow	SendMailSharedMailbox

4.6 DeregisterParticipant

Flow-ID	b2a06173-2d29-950e-7470-24cbd2a4c247	Status	Started
Trigger	SharePoint - When an item is created (Intervall: 5 Minuten)

Beschreibung

Verarbeitet Abmeldungen und löst automatisches Wartelisten-Nachrücken aus. Der erste Wartelisten-Teilnehmer wird automatisch registriert.

1. Daten laden & Abmeldung validieren

Lädt Teilnehmerdaten und Event-Logos
Prüft ob Abmeldung gültig ist
Setzt Status auf "Cancelled" oder löscht Eintrag

Action	Typ	Beschreibung
Get_item_-_Event_Visitors	SharePoint GetItem	Lädt Teilnehmerdaten
Condition (Valid)	If	Prüft Gültigkeit
Update_item (Cancel)	SharePoint PatchItem	Status → "Cancelled"

2. Wartelisten-Nachrücken (FIFO)

Warteliste wird nach Erstellungsdatum sortiert abgefragt
Erster Eintrag (ältester) wird für Nachrücken ausgewählt
Status → "Registered", E-Mail + Kalendereintrag für Nachrücker

Action	Typ	Beschreibung
Apply_to_each (Waitlist)	Foreach	Sucht ersten Wartelisten-Teilnehmer
Run_a_Child_Flow (Promote)	Workflow	Status, Mail, Kalender für Nachrücker

4.7 CheckRegistrationStatusParticipant

Beschreibung

Prüft den Registrierungsstatus eines Users für ein Event. Gibt zurück: registered, waitlist oder not_registered.

Statusprüfung

Sucht in Teilnehmerliste nach User-E-Mail
Liest Status-Wert aus gefundenem Eintrag
Gibt Status an Power App zurück

4.8 GetWaitinglistPosition

Beschreibung

Ermittelt die aktuelle Wartelisten-Position eines Teilnehmers (FIFO-Prinzip).

Positionsberechnung

Lädt alle Wartelisten-Einträge sortiert nach Created
Zählt Position bis zur gesuchten E-Mail
Position 1 = nächster Nachrücker

4.9 GetParticipantEvents

Beschreibung

Listet alle Events für die "Meine Events"-Ansicht in der Power App.

Event-Abfrage

Prüft alle aktiven Events auf Teilnahme des Users
Gibt Liste mit Event-Details und Status zurück

4.10 Check-In

Beschreibung

Manueller Check-In am Veranstaltungstag. Fallback wenn QR-Code nicht funktioniert.

Check-In durchführen

Identifiziert Teilnehmer aus Check-In-Queue
Setzt CheckIn-Feld auf true
Speichert Check-In-Zeitstempel

4.11 CheckInFromQRCode

Beschreibung

Check-In per QR-Code-Scan. Das Check-In-Team scannt den QR-Code, der Flow identifiziert und checkt den Teilnehmer ein.

1. QR-Code verarbeiten

Empfängt QR-Code-Inhalt von Power App
Parst JSON um participantId und eventId zu extrahieren
Validiert Format der QR-Daten

2. Validierung & Check-In

Prüft ob Teilnehmer registriert und noch nicht eingecheckt ist
Setzt CheckIn=true, speichert Zeitstempel
Gibt Erfolg/Fehler mit Teilnehmername zurück

4.12 EventQRCodeGenerator

Beschreibung

Generiert für alle registrierten Teilnehmer individuelle QR-Codes und versendet diese per E-Mail.

1. Teilnehmer laden

Lädt Event-Details und alle Teilnehmer mit Status "Registered"
Bereitet E-Mail-Assets vor

2. QR-Codes generieren & versenden

Für jeden Teilnehmer: JSON-Payload mit ID und E-Mail erstellen
QR-Code via API generieren, als Base64 kodieren
E-Mail mit eingebettetem QR-Code versenden

4.13 SendMailSharedMailbox

Beschreibung

Zentrale E-Mail-Funktion. Sendet E-Mails über die Shared Mailbox no_reply.events@deloitte.de.

E-Mail-Versand

Empfängt Parameter: Empfänger, Betreff, HTML-Body
Sendet über Office 365 Outlook Connector
Wird von anderen Flows als Child Flow aufgerufen

4.14 SendMailParticipantList

Beschreibung

Massen-E-Mail an alle Teilnehmer oder nur Warteliste eines Events.

Batch-Versand

Filter-Optionen: all, registered, waitlist
Iteriert über Teilnehmer, sendet individuelle E-Mails
Gibt Anzahl versendeter E-Mails zurück

4.15 RegisterOutlookEventParticipant

Beschreibung

Fügt Teilnehmer zu bestehendem Outlook-Kalendereintrag hinzu via Graph API.

Attendee hinzufügen

Ruft bestehendes Event via Graph API ab
Fügt E-Mail zur Attendee-Liste hinzu
PATCH Request aktualisiert Event

4.16 CreateOutlookEventSharedMailbox

Beschreibung

Erstellt neuen Outlook-Termin im Shared Mailbox Kalender. Basis-Termin für Teilnehmer-Einladungen.

Event erstellen

Empfängt Event-Details (Titel, Start, Ende, Ort)
Erstellt Kalendereintrag via Outlook Connector
Gibt Event-ID für spätere Referenz zurück

4.17 HelperFlowMailToRegistered

Beschreibung

Hilfsflow für spezielle E-Mail-Szenarien an registrierte Teilnehmer.

4.18 Flow-Dokumentation-Export

Beschreibung

Exportiert die Definitionen aller Flows in eine Textdatei für Dokumentationszwecke.

Export-Prozess

Listet alle Flows der Umgebung auf
Liest JSON-Definition jedes Flows
Schreibt alle Definitionen in SharePoint-Datei

4.19 SharePoint_Batch_Update_V2

Beschreibung

Batch-Updates auf SharePoint-Listen via REST Batch API für bessere Performance.

Batch-Verarbeitung

Bündelt mehrere Updates in einen Request
POST an /_api/$batch Endpoint
Bis zu 1000 Operationen pro Batch

4.20 SetPermissionForSubWeb

Beschreibung

Setzt Berechtigungen auf SharePoint-Subsites. Bricht Vererbung und weist spezifische Rechte zu.

Berechtigungen setzen

Bricht Berechtigungsvererbung der Subsite
Weist Benutzer/Gruppen spezifische Rechte zu

4.21 UpdateAllEventsWithNewFields

Beschreibung

Migrationsflow: Fügt neue Felder (Freitextfeld3-7) zu allen bestehenden Teilnehmerlisten hinzu.

Migration

Iteriert über alle Event-Subsites
Erstellt fehlende Felder via SharePoint REST API
Fehlerbehandlung wenn Feld bereits existiert

4.22 CorrectOutlookID

Beschreibung

Korrigiert fehlerhafte Outlook-Event-IDs in der Events-Liste durch Abgleich mit Graph API.

ID-Korrektur

Identifiziert Events mit fehlerhafter/fehlender Outlook-ID
Sucht passenden Termin im Shared Mailbox Kalender
Aktualisiert OutlookEventID in SharePoint

4.23 SP Liste Nummerierung korrigieren

Beschreibung

Korrigiert die Nummerierung (Nr.-Feld) in Teilnehmerlisten nach manuellen Änderungen.

Nummerierung korrigieren

Lädt Teilnehmer sortiert nach Erstellungsdatum
Setzt Nr.-Feld auf fortlaufende Nummer (1, 2, 3...)
Stellt durchgehende Nummerierung ohne Lücken sicher

5. Anhang

5.1 Glossar

Begriff	Erklärung
Child Flow	Ein Flow der von einem anderen Flow aufgerufen wird
Shared Mailbox	Gemeinsam genutztes Postfach (no_reply.events@deloitte.de)
Subsite	Unterwebsite innerhalb einer SharePoint Site Collection
FIFO	First In, First Out - Warteschlangenprinzip
Graph API	Microsoft Graph REST API für Office 365 Dienste

5.2 Technische Referenzen

Ressource	URL / Wert
SharePoint Basis-Site	https://deudeloitte.sharepoint.com/sites/DOL-c-DE-B2Run/
Shared Mailbox	no_reply.events@deloitte.de
Power Apps Umgebung	Default Environment

5.3 Kontakt

Bei Fragen zur Plattform oder technischen Problemen:

Eike Brenneisen - Product Owner, Entwicklung, Event-Koordination & Onboarding
Nils Felten - Product Owner, Entwicklung, Event-Koordination & Onboarding
Andreas Enk - Product Owner, Entwicklung

DEX Event Experience Platform - Anwenderdokumentation v2.0
Generiert: Januar 2026