3. Power Automate Flows - Übersicht
Die DEX-Plattform umfasst 23 Power Automate Flows, die in fünf funktionale Kategorien unterteilt sind. Jeder Flow erfüllt eine spezifische Aufgabe und ist optimal auf die anderen Flows abgestimmt.
4
Event-Verwaltung
5
Registrierung
3
Check-In
5
E-Mail & Kalender
6
Utility
3.1 Event-Verwaltung
Flows für die Erstellung und Konfiguration von Events
| Flow | Trigger | Beschreibung |
|---|---|---|
| NewEventAdded_SiteProvis | SharePoint Item Created | Hauptflow für Event-Erstellung. Erstellt SharePoint-Subsite, ruft Template-Flow auf, erstellt Outlook-Event. |
| ApplyTemplateB2Run | Child Flow | Erstellt Teilnehmerliste mit B2Run-spezifischen Feldern (Laufstrecke, Team etc.). |
| ApplyTemplateOtherEvent | Child Flow | Erstellt Standard-Teilnehmerliste für JP Morgan und sonstige Events. |
| EventPermission | Manual Button | Verwaltet Berechtigungen für Events mit eingeschränkter Zielgruppe. |
3.2 Registrierung
Flows für An- und Abmeldungen von Teilnehmern
| Flow | Trigger | Beschreibung |
|---|---|---|
| RegisterParticipant | SharePoint Item Created | Verarbeitet Anmeldungen. Prüft Kapazität, erstellt Teilnehmereintrag oder Warteliste. |
| DeregisterParticipant | SharePoint Item Created | Verarbeitet Abmeldungen. Triggert automatisches Wartelisten-Nachrücken. |
| CheckRegistrationStatusParticipant | Power App | Prüft Registrierungsstatus eines Users (registered, waitlist, not_registered). |
| GetWaitinglistPosition | Power App | Ermittelt aktuelle Position auf der Warteliste (FIFO-Prinzip). |
| GetParticipantEvents | Power App | Listet alle Events eines Users für "Meine Events"-Ansicht. |
3.3 Check-In
Flows für den Check-In am Veranstaltungstag
| Flow | Trigger | Beschreibung |
|---|---|---|
| Check-In | SharePoint Item Created | Verarbeitet manuelle Check-Ins, aktualisiert Status und Zeitstempel. |
| CheckInFromQRCode | Power App | Verarbeitet Check-Ins per QR-Code-Scan, identifiziert Teilnehmer. |
| EventQRCodeGenerator | Manual Button | Generiert QR-Codes für alle Teilnehmer und versendet per E-Mail. |
3.4 E-Mail & Kalender
Flows für Kommunikation und Outlook-Integration
| Flow | Trigger | Beschreibung |
|---|---|---|
| SendMailSharedMailbox | Manual Button | Zentrale E-Mail-Funktion über Shared Mailbox. Child Flow für andere Flows. |
| SendMailParticipantList | Power App | Massen-E-Mails an alle Teilnehmer oder nur Warteliste. |
| RegisterOutlookEventParticipant | Manual Button | Fügt Teilnehmer zu bestehendem Outlook-Termin hinzu. |
| CreateOutlookEventSharedMailbox | Child Flow | Erstellt Outlook-Termin im Kalender der Shared Mailbox. |
| HelperFlowMailToRegistered | Manual Button | Hilfsflow für spezielle E-Mail-Szenarien. |
3.5 Utility & Administration
Flows für administrative Aufgaben und Datenpflege
| Flow | Trigger | Beschreibung |
|---|---|---|
| Flow-Dokumentation-Export | Manual Button | Exportiert Flow-Definitionen für Dokumentationszwecke. |
| SharePoint_Batch_Update_V2 | Manual Button | Batch-Updates auf SharePoint-Listen via REST API. |
| SetPermissionForSubWeb | Manual Button | Setzt Berechtigungen auf SharePoint-Subsites. |
| UpdateAllEventsWithNewFields | Manual Button | Migration: Fügt neue Felder zu bestehenden Teilnehmerlisten hinzu. |
| CorrectOutlookID | Manual Button | Korrigiert fehlerhafte Outlook-Event-IDs. |
| SP Liste Nummerierung korrigieren | Manual Button | Korrigiert Nr.-Feld in Teilnehmerlisten. |
Detaildokumentation
Für ausführliche Dokumentation mit geclusterten Actions klicken Sie auf den jeweiligen Flow-Namen oder gehen Sie zur Flow-Detaildokumentation.