2. Anwendungsbeschreibung

2.1 Zweck und Nutzen

Die DEX Event Experience Platform dient der effizienten Verwaltung interner Deloitte-Events. Sie ersetzt manuelle Prozesse durch automatisierte Workflows und bietet allen Beteiligten eine intuitive Benutzeroberfläche.

Hauptnutzen für Organizer

Schnelle Event-Erstellung mit automatischer Infrastruktur (SharePoint-Site, Listen, Berechtigungen)
Echtzeit-Übersicht über Anmeldungen und Warteliste
Einfache Kommunikation mit Teilnehmern über integrierte E-Mail-Funktion
Reduzierter administrativer Aufwand durch Automatisierung

Hauptnutzen für Teilnehmer

Self-Service-Anmeldung ohne E-Mail-Kommunikation
Automatische Bestätigungsmail mit allen Event-Details
Automatischer Outlook-Kalendereintrag
Persönlicher QR-Code für schnellen Check-In
Transparente Wartelisten-Position bei ausgebuchten Events

2.2 Zielgruppen

Event-Organizer

Deloitte-Mitarbeiter, die Events planen und durchführen

Hauptfunktionen: Event anlegen, Teilnehmer verwalten, Kommunikation, Check-In-Übersicht

Teilnehmer

Alle Deloitte-Mitarbeiter, die an Events teilnehmen möchten

Hauptfunktionen: Anmeldung, Abmeldung, Event-Übersicht, QR-Code abrufen

Check-In-Team

Orga-Mitarbeiter vor Ort am Veranstaltungstag

Hauptfunktionen: Check-In per QR-Scan oder manuell, Teilnehmerliste einsehen

Assistenzen

Assistenzen, die Anmeldungen für andere durchführen

Hauptfunktionen: Assistenz-Modus: Anmeldung im Namen anderer Personen

Administratoren

IT/Admin-Team für Plattform-Management

Hauptfunktionen: Flow-Verwaltung, Fehlerbehebung, Utility-Flows

2.3 Funktionsübersicht

Event-Erstellung

Event anlegen

Organizer erstellt neues Event in der SharePoint Events-Liste

Automatische Infrastruktur

Flow "NewEventAdded_SiteProvis" erstellt SharePoint-Subsite und Teilnehmerliste

Template anwenden

Je nach Event-Typ (B2Run, JP Morgan, Other) wird das passende Template angewendet

Benachrichtigung

Organizer erhält Bestätigungsmail mit Link zur Teilnehmerliste

Teilnehmer-Registrierung

Teilnehmer melden sich über die Power App an. Der Flow "RegisterParticipant" prüft die Kapazität:

Bei freien Plätzen: Teilnehmereintrag erstellen → Bestätigungsmail → Kalendereintrag
Bei ausgebuchtem Event: Wartelisten-Eintrag → Info über Position

Abmeldung und Nachrücken

Bei Abmeldung (Flow "DeregisterParticipant"):

Teilnehmereintrag wird entfernt/storniert
Kalendereintrag wird gelöscht
Erster Wartelisten-Teilnehmer rückt automatisch nach
Nachrücker erhält Bestätigung und Kalendereintrag

QR-Code Check-In

Vor dem Event generiert "EventQRCodeGenerator" für jeden Teilnehmer einen individuellen QR-Code. Am Veranstaltungstag kann das Check-In-Team:

QR-Code scannen (Flow "CheckInFromQRCode")
Manuell einchecken (Flow "Check-In")

2.4 Technische Architektur

Komponenten

Komponente	Technologie	Zweck
Frontend	Power Apps (Canvas App)	Benutzeroberfläche für alle Anwender
Backend-Logik	Power Automate (23 Cloud Flows)	Geschäftslogik und Automatisierung
Datenspeicherung	SharePoint Online	Events-Liste, Teilnehmerlisten pro Event
E-Mail/Kalender	Office 365 Outlook	Benachrichtigungen, Kalendereinträge
Shared Mailbox	no_reply.events@deloitte.de	Absender für alle automatischen E-Mails

SharePoint-Struktur

Element	Pfad	Beschreibung
Basis-Site	`https://deudeloitte.sharepoint.com/sites/DOL-c-DE-B2Run/`	Hauptsite der Plattform
Events-Liste	`/Lists/Events`	Zentrale Liste aller Events
Event-Subsites	`/sites/DOL-c-DE-B2Run/[EventName]/`	Pro Event eine eigene Subsite
Teilnehmerliste	`/[EventName]/Lists/Teilnehmerliste`	Teilnehmer des jeweiligen Events

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Eine kategorisierte Übersicht aller 23 Power Automate Flows finden Sie im nächsten Kapitel: Flow-Übersicht