1. Management Summary
Die DEX Event Experience Platform ist eine vollständig auf Microsoft Power Platform basierende Event-Management-Lösung für interne Deloitte-Veranstaltungen. Die Plattform digitalisiert und automatisiert den gesamten Event-Lebenszyklus – von der Erstellung über die Teilnehmerregistrierung bis zum Check-In am Veranstaltungstag.
Ausgangssituation
Vor der Einführung von DEX wurden interne Events manuell verwaltet:
- Anmeldungen per E-Mail mit manueller Erfassung
- Teilnehmerlisten in Excel mit hoher Fehleranfälligkeit
- Manuelle Kalenderverwaltung für jeden Teilnehmer
- Aufwendige Check-In-Prozesse mit Papierlisten
- Mangelnde Übersicht für Organizer über den aktuellen Status
Die Lösung
DEX automatisiert diese Prozesse vollständig durch den Einsatz von:
- Power Apps für die intuitive Benutzeroberfläche
- Power Automate mit 23 Cloud Flows für die Geschäftslogik
- SharePoint Online für sichere Datenspeicherung
- Office 365 Outlook für E-Mail und Kalender-Integration
Erreichte Ergebnisse
15+
Events durchgeführt
80%
Zeiteinsparung
23
Power Automate Flows
100%
Compliance (BR/SecO)
Kernfunktionen
| Event-Erstellung | Automatische Erstellung von SharePoint-Subsites mit Teilnehmerlisten, Templates für verschiedene Event-Typen (B2Run, JP Morgan, andere) |
| Self-Service-Registrierung | Teilnehmer melden sich eigenständig an, erhalten automatisch Bestätigungsmail und Outlook-Kalendereintrag |
| Wartelisten-Management | Automatisches Nachrücken bei Abmeldungen mit Benachrichtigung der nachrückenden Teilnehmer |
| QR-Code Check-In | Individuelle QR-Codes pro Teilnehmer für schnellen, kontaktlosen Check-In vor Ort |
| E-Mail-Kommunikation | Zentrale Kommunikation über Shared Mailbox (no_reply.events@deloitte.de) |
Technische Architektur
| Komponente | Technologie | Zweck |
|---|---|---|
| Frontend | Power Apps (Canvas App) | Benutzeroberfläche für Organizer, Teilnehmer und Check-In-Team |
| Backend | Power Automate (23 Cloud Flows) | Geschäftslogik, Automatisierung, Integrationen |
| Daten | SharePoint Online | Events-Liste, Teilnehmerlisten pro Event, Dokumente |
| Kommunikation | Office 365 Outlook | E-Mails, Kalendereinträge, Shared Mailbox |
Geplante Weiterentwicklung
- Self-Service-Modus: Events ohne Admin-Einbindung anlegen
- Power-User-Schulungen: Ausbildung von Assistenzen zur eigenständigen Event-Verwaltung
- Erweiterte Reporting-Funktionen: Dashboard für Event-Analytics
Budget
| Zeitraum | Budget |
|---|---|
| FY25/26 | 5.000 EUR |
| Ab FY26/27 | 10.000 EUR |
Weiter zur Anwendungsbeschreibung
Detaillierte Informationen zu Zielgruppen, Funktionen und Architektur finden Sie im nächsten Kapitel: Anwendungsbeschreibung