DEX Event Experience Platform

Power App + Power Automate Lösung für interne Deloitte-Events

Übersicht

DEX ist eine vollständige Event-Management-Lösung, die auf Microsoft Power Platform basiert. Die Plattform ermöglicht die effiziente Verwaltung von internen Events - von der Erstellung über die Anmeldung bis zum Check-In.

Status

15+ Events erfolgreich durchgeführt. Von BR und SecO freigegeben. 23 Power Automate Flows implementiert.

Kernfunktionen

Event-Erstellung

Automatische SharePoint-Subsite-Erstellung inkl. Teilnehmerliste. Unterstützt verschiedene Event-Typen (B2Run, JP Morgan, Other).

An-/Abmeldung

Automatische Bestätigungsmail und Kalendereintrag bei Registrierung. Abmeldung mit Deadline-Prüfung.

Wartelisten-Handling

Automatisches Nachrücken bei Abmeldung mit Position-Tracking.

QR-Code Check-In

Individuelle QR-Codes pro Teilnehmer. Check-In per Scan oder manuell.

E-Mail-Kommunikation

Shared Mailbox (no_reply.events@deloitte.de) für alle Benachrichtigungen.

Berechtigungen

Automatische Vergabe von Subsite-Berechtigungen für Organizer und Audience.

Architektur

flowchart TB
    subgraph PowerApps["Power Apps"]
        APP[DEX Event App]
        CHECKIN[Check-In App]
    end

    subgraph EventMgmt["Event-Verwaltung"]
        NEW[NewEventAdded
SiteProvis]
        TEMPLATE1[ApplyTemplate
B2Run]
        TEMPLATE2[ApplyTemplate
OtherEvent]
        PERM[EventPermission]
    end

    subgraph Registration["Registrierung"]
        REG[RegisterParticipant]
        REGOL[RegisterOutlook
EventParticipant]
        DEREG[DeregisterParticipant]
        STATUS[CheckRegistration
StatusParticipant]
    end

    subgraph CheckInFlows["Check-In"]
        CI[Check-In]
        CIQR[CheckInFromQRCode]
        QRGEN[EventQRCode
Generator]
    end

    subgraph Email["E-Mail & Kalender"]
        MAIL[SendMailShared
Mailbox]
        MAILLIST[SendMail
ParticipantList]
        OUTLOOK[CreateOutlookEvent
SharedMailbox]
    end

    subgraph SharePoint["SharePoint"]
        EVENTS[(Events)]
        VISITORS[(Teilnehmerliste)]
    end

    APP --> REG
    APP --> DEREG
    APP --> STATUS
    CHECKIN --> CI
    CHECKIN --> CIQR

    NEW --> TEMPLATE1
    NEW --> TEMPLATE2
    NEW --> PERM
    NEW --> OUTLOOK

    REG --> REGOL
    REG --> MAIL
    REGOL --> OUTLOOK

    DEREG --> MAIL

    CI --> VISITORS
    CIQR --> VISITORS
    QRGEN --> VISITORS

    MAIL --> EVENTS
    MAILLIST --> VISITORS

Technische Komponenten

SharePoint-Listen

Liste Beschreibung Wichtige Felder
Events Event-Stammdaten Title, Event_time, Event_end_time, Organizer, Status, Teilnehmerliste_URL, OutlookEventID, Audience_Mail
Teilnehmerliste Pro Event eine Liste (Subsite) Participant, Email, Status, QR-Code, CheckIn-Zeit, Freitextfeld1-7

SharePoint-Site

Basis-URL: https://deudeloitte.sharepoint.com/sites/DOL-c-DE-B2Run/

Pro Event wird eine Subsite mit Teilnehmerliste erstellt.

Connectors

SharePoint
Office 365 Outlook
Power Automate Management
HTTP

Power Automate Flows

Die Plattform umfasst 23 Power Automate Flows in folgenden Kategorien:

Event-Verwaltung

NewEventAdded_SiteProvis, ApplyTemplateB2Run, ApplyTemplateOtherEvent, EventPermission

4 Flows

Registrierung

RegisterParticipant, DeregisterParticipant, CheckRegistrationStatusParticipant, GetWaitinglistPosition

5 Flows

Check-In

Check-In, CheckInFromQRCode, EventQRCodeGenerator

3 Flows

E-Mail & Kalender

SendMailSharedMailbox, SendMailParticipantList, CreateOutlookEventSharedMailbox, RegisterOutlookEventParticipant

4 Flows

Utility & Admin

SharePoint_Batch_Update, SetPermissionForSubWeb, UpdateAllEventsWithNewFields, und weitere

7 Flows

Alle 23 Flows anzeigen →

Event-Typen

Die Plattform unterstützt verschiedene Event-Typen mit unterschiedlichen Templates:

Event-Typ Content Type Template-Flow
B2Run Event B2Run Event ApplyTemplateB2Run
JP Morgan Run JP Morgan Run ApplyTemplateOtherEvent
Sonstige Events Other Deloitte Event ApplyTemplateOtherEvent

Datenschutz

  • Datenminimierung und Zweckbindung
  • Keine sensiblen Daten (außer Allergien wenn nötig)
  • Definierte Aufbewahrungsfristen
  • Automatische Löschung nach Event

Geplante Weiterentwicklung

  • Self-Service-Modus - Events ohne Admin-Einbindung anlegen
  • Power-User-Ausbildung - Schulung für Assistenzen
  • Organizer-Funktionen - Änderung von Anmeldedaten/Event-Infos